Las aplicaciones de gestión de tareas han llegado para poner orden en nuestra vida. Desde que surgieron, hace más de una década, nos han ayudado a organizar la información que manejamos a diario y a gestionar la larga lista de responsabilidades que muchos llevamos a cuestas. Sin embargo, lo cierto es que a veces terminamos gestionando una gran cantidad de aplicaciones que, en lugar de facilitarnos el trabajo, representan una carga añadida. Notion promete solucionar este problema.
¿Qué es Notion?
Notion es un software de gestión que nos ayuda a organizar las tareas cotidianas y llevar nuestra productividad al siguiente nivel. Básicamente, es una especie de multiplataforma que recopila en un solo sitio todas las herramientas que necesitamos para gestionar nuestro día a día de una manera más fácil y sencilla. Disponible para Windows, Android, iOS y Mac, permite utilizar sus servicios en local y luego sincronizar todo el trabajo al conectarte a una red Wifi, ya que funciona tanto online como offline.
¿Necesitas tomar notas o crear una lista? Notion te ofrece el espacio para hacerlo libremente e incluso, te permite organizarlas en categorías para que las tengas a mano cuando más las necesites. Además, cuenta con una especie de tablero virtual que te permite resumir y etiquetar tus principales tareas para tenerlas a la vista. Y, para facilitarte el trabajo, también permite importar archivos de texto, hojas de cálculo, documentos Word, archivos HTML y/o conectarte con las cuentas donde los tienes a buen recaudo como Google Docs, Dropbox Paper o Evernote.
Además, es una excelente herramienta para organizar el trabajo en equipo. En su versión gratuita Notion permite incluir hasta cinco colaboradores con los cuales podrás compartir información, crear paneles de tareas compartidas, diseñar proyectos y gestionar las actividades. ¿Quieres ir un paso más allá? Notion también dispone de una versión de pago más completa que cuenta con todo tipo de herramientas y servicios enfocados a la gestión personal. Y, por supuesto, dispone de una versión también de pago para empresas.
- Nombre de la aplicación : Notion
- ¿Cuál es su función?: Software de gestión y organización
- Idioma: Notion en español e inglés
- Cuánto cuesta: Gratis en la versión Básica. Versión Premium a partir de 4 dólares al mes
¿Cómo usar Notion?
Usar Notion es muy sencillo. Solo necesitas crear una cuenta a la que puedes acceder a través de tu email o conectarte mediante tu cuenta de Google o Apple. Así, podrás sincronizar el contenido de todos los sitios en los que uses la aplicación sin tener que registrarte cada vez. Al darte de alta, deberás contestar a unas preguntas para completar tu perfil y, una vez lista la inscripción, podrás utilizar la aplicación online o descargarla para usarla en tu local.
También tendrás acceso a todas sus herramientas de organización digital. Podrás contar con una agenda virtual para organizar las tareas de la jornada y/o la semana, así como un calendario para recordarte tus próximas citas. Además, podrás organizar toda tu información y documentos en un único cuadro de mando para tenerlos siempre a mano o, si lo prefieres, crear una base de datos para categorizar, filtrar y visualizar esa información de manera más sencilla.
¿A quién puede ayudar Notion?
Una de las mejores cualidades de Notion es que es apto para cualquier persona o empresa. Básicamente, es una herramienta útil lo mismo para uso personal que para estudiantes, profesores, autónomos o empresas que se adapta a las necesidades de quien lo utiliza.
Uso personal
La interfaz minimalista y personalizable de Notion lo convierte en una excelente herramienta para cualquier persona que quiera organizar su día a día. Desde confeccionar la lista de compra, planificar el próximo viaje, estructurar la rutina de ejercicio y dieta semanal o anotar las citas más importantes, Notion facilita la gestión de las tareas cotidianas para que el usuario no tenga que preocuparse por nada.
Estudiantes
Tener siempre a mano las anotaciones de clase y las lecturas tampoco será un problema con Notion. El software ofrece diferentes herramientas de organización para que los estudiantes puedan gestionar mejor el contenido a estudiar, revisar la literatura y crear y editar sus trabajos desde cualquier dispositivo. Además, permite llevar un calendario de trabajos y exámenes para no pasar por alto ninguna fecha.
Profesorado
Los profesores también pueden sacar provecho a Notion como una herramienta para organizar el trabajo. Gracias a la aplicación podrán gestionar mejor el contenido de las clases y organizar la literatura, así como corregir los trabajos de los estudiantes y marcar el calendario de exámenes. Además, podrán compartir información con otros profesores con más facilidad.
Autónomos
La vida de un autónomo tiende a ser una auténtica locura entre el trabajo, la planificación de proyectos, el control de las facturas y las presentaciones a Hacienda. En estos casos, Notion puede ser una buena opción para mejorar la organización y estimular la productividad. A través de la aplicación, los autónomos pueden gestionar su día a día de una manera más fácil e intuitiva, unificando todas sus tareas en una misma plataforma.
Empresas
Sin duda, Notion también es una herramienta excelente para la gestión empresarial ya que permite organizar todo el trabajo en una única aplicación. Desde la planificación de las tareas y los proyectos, la gestión de los calendarios de reuniones, la organización de los procesos de onboarding y la creación de manuales de procedimiento, la aplicación brinda una amplia gama de servicios para que todas, o la mayor parte, de las actividades de la empresa se gestionen de una manera rápida y sencilla.
Ventajas de Notion: ¿cómo puede ayudarte utilizarlo?
No hay dudas de que Notion es una excelente herramienta de organización que nos permite planificar mejor nuestra jornada. Sin embargo, en realidad es mucho más que una simple plataforma de gestión, funciona como una especie de segundo cerebro digital que nos ayuda a alcanzar nuestro máximo potencial. ¿Cómo lo hace?
- Se adapta a tus necesidades. Una de las mayores ventajas de Notion es su capacidad para adaptarse a tus necesidades en todo momento. La aplicación cuenta con diferentes plantillas y herramientas que puedes elegir según tus intereses y modificar siempre que lo necesites.
- Te ayuda a crear tu propio estilo. Notion no solo te ayuda a organizar tu jornada de una manera más sencilla sino que te permite crear tu propio estilo de gestión. La aplicación cuenta con diferentes plantillas personalizables que le confieren una estructura propia a la información para que te resulte más cómodo manejarla.
- Potencia tu concentración. Estar pendiente de varias aplicaciones a la vez puede pasarle factura a tu capacidad de concentración. Notion lo sabe, por eso se encarga de agrupar toda la información que necesitas a diario en un único sitio para que puedas encontrarla con más facilidad sin desviar tu atención.
- Mejora tu productividad. Tener al alcance de la mano todo lo que necesitas en cualquier momento es una buena manera de mejorar tu rendimiento. De esta manera, Notion se asegura de que te centres en lo realmente importante para que puedas dar rienda suelta a tu creatividad y mejorar tu productividad.
- Ahorra un tiempo precioso. Tener lo que necesitas en un único sitio te ahorra un tiempo valioso que, de otra manera, tendrías que destinar a revisar varias aplicaciones. Además, como puede utilizarse desde diferentes dispositivos, te permite gestionar tus tareas en cualquier momento para que luego puedas dedicar el tiempo a tus objetivos principales.
Alternativas a Notion
Ya sea que estés buscando una manera más sencilla de gestionar tu jornada o una plataforma para organizar el trabajo en equipo, debes saber que existen otras alternativas a Notion en español. Se trata de plataformas, más o menos completas, que también te ofrecen la posibilidad de planificar tu día a día y te brindan diferentes herramientas para facilitarte el trabajo. He aquí algunas de las más útiles y prácticas.
Todoist
Se trata de un gestor de tareas que te ayuda a planificar tu jornada mediante un sistema de herramientas personalizadas que puedes adaptar a tus necesidades. Disponible para Android, iOS, Windows y Mac, también puede utilizarse en versión web o a través de extensiones para Chrome, Firefox o correos como Gmail u Outlook. Además, permite integrarse con otras aplicaciones como Dropbox, Zapier o Alexa. Tiene una versión gratuita y otra de pago.
To Do
Es una excelente alternativa de gestión gratuita que está disponible en las principales plataformas y sistemas operativos. No obstante, su principal ventaja es que cuenta con una interfaz muy sencilla y cuidada, lo que la convierte en una buena opción para cualquier persona que quiera iniciarse en este tipo de plataforma. No dispone de muchas herramientas, pero incluye los servicios básicos para la gestión diaria.
Dropbox
Si buscas una herramienta de planificación y gestión de equipos sencilla, Dropbox Paper es una buena opción. Diseñada para adaptarse a cualquier persona, incluye desde herramientas básicas para crear calendarios, listas de tareas y gestionar documentos, así como servicios enfocados a la informática, los recursos humanos o las ventas. Disponible para todos los sistemas operativos, su uso es gratuito pero el almacenamiento es de pago.
Notion vs Trello
Otra alternativa a Notion muy popular es Trello, un software de administración de proyectos, que también permite gestionar las actividades diarias de una manera sencilla. Se trata de una aplicación bastante similar que ofrece la posibilidad de planificar tareas, crear notas, gestionar documentos y archivos y compartir esa información con otras personas. He aquí sus principales diferencias con Notion.
