Todos hemos caído alguna vez en la trampa de dedicar la mayor parte de nuestro día a atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y tareas imprevistas que no aportan ningún valor, relegando a un segundo plano aquellas actividades significativas que son las que en realidad nos permiten avanzar en nuestros objetivos. El problema es que pensamos que el esfuerzo y la productividad son sinónimos, pero no siempre es así.
De hecho, la auténtica productividad en realidad no requiere tanto esfuerzo, ya que significa obtener mejores resultados con una mínima inversión. De esta manera, somos más productivos cuando invertimos nuestro tiempo y recursos de manera inteligente en las tareas más importantes. En palabras de Warrent Buffet, uno de los más grandes inversores del mundo: “Si te encuentras en un barco con fugas crónicas, es probable que la energía destinada a los botes salvavidas sea más productiva que la dedicada a parchear las fugas”.
¿Qué es la productividad exactamente?
El término productividad ha llegado al ámbito personal desde la psicología laboral. En su origen, hace referencia a un indicador para medir la eficiencia teniendo en cuenta los recursos y el tiempo empleados. De esta manera, en el sector empresarial la productividad se entiende como el logro de un mayor rendimiento con el mínimo uso de recursos. Dicho en palabras sencillas, se trata de hacer más con menos.
En el ámbito personal su significado es bastante similar, pero no se centra exclusivamente en los resultados sino también en nuestras capacidades. Se entiende por productividad personal la habilidad de reestructurar las potencialidades individuales para catapultar al máximo nuestra eficacia. Básicamente, es la promesa de una vida más sencilla en la que asumimos el control de nosotros mismos y nuestro comportamiento en aras de convertirnos en personas más eficaces y felices.
¿Por qué es importante aprender a ser productivo? Los beneficios de la productividad:
Sin duda, una de las mayores ventajas de la productividad personal está relacionada con los resultados. Cuanto más productivos seamos en nuestro día a día, más eficaces seremos y, por tanto, más cerca estaremos de cumplir nuestros objetivos en menos tiempo o alcanzar metas cada vez más ambiciosas. A la larga, ser más productivos nos acerca a cumplir nuestros sueños.
Sin embargo, la productividad tiene otras ventajas que muchas veces pasamos por alto. Cuando optimizamos nuestro tiempo, no solo terminamos antes las tareas sino que disponemos de más horas para utilizarlas en aquellas cosas que realmente valen la pena o son significativas en nuestra vida. Así, tendremos más tiempo para compartir con las personas que queremos, hacer ese viaje pendiente desde hace mucho o simplemente estar un rato a solas con nosotros mismos.
Además, la productividad es un recurso excelente para estimular nuestra autoestima y autovaloración. ¿Quién no se siente satisfecho y orgulloso de sí mismo al terminar una tarea bien y rápido? Se trata de una especie de bucle en el que, mientras mejor nos sentimos al terminar una tarea, más nos esforzamos por terminar la siguiente con la mejor calidad y en el menor tiempo posible, lo que nos impulsa a ser cada vez más productivos y a sentirnos más felices con nosotros mismos.
¿Cómo saber si somos lo suficientemente productivos?
La mayoría de nosotros queremos ser productivos, por lo que es habitual que nos preguntemos cuán eficaces somos ahora y cuán productivos podríamos llegar a ser. Si se tratase de una empresa, este cálculo sería muy sencillo, solo habría que dividir el valor de la producción final entre el valor de los recursos empleados como el gasto en sueldo por tiempo, materiales y electricidad, entre otros. El resultado sería la productividad y, obviamente, mientras mayor fuese este índice mayor sería la productividad.
Sin embargo, en el ámbito personal calcular la productividad no es tan sencillo. A veces es difícil cuantificar el esfuerzo que ponemos en una tarea, la calidad de la atención a un cliente o la creatividad al planificar un proyecto. Además, la productividad también depende de las expectativas personales y la complejidad de las tareas, de manera que lo que para una persona puede ser un día productivo para otra podría no serlo. A fin de cuentas, no se trata solo del tiempo y esfuerzo que invertimos en las actividades sino de los resultados que obtenemos y cuánto nos acercamos a nuestros objetivos finales.
¿Qué factores afectan nuestra productividad?
Ser productivos no es fácil. Incluso, aunque contemos con hábitos bien instaurados que estimulen nuestra eficiencia y hayamos entrenado nuestras habilidades para ser más eficaces, nuestra productividad puede variar dependiendo de las circunstancias personales y del entorno. He aquí algunos de los principales factores que pueden afectar nuestra productividad:
Estado emocional
Nuestro estado emocional no solo influye en cómo nos sentimos a diario sino que también afecta nuestro comportamiento. Cuando nos sentimos tristes o ansiosos, es probable que nos resulte más difícil centrar nuestra atención en las tareas pendientes. En cambio cuando estamos tranquilos y nos sentimos en paz con nosotros mismos, es mucho más sencillo enfocarse en lo que tenemos que hacer.
Nivel de concentración
Una buena concentración es clave para la productividad. Contrario a lo que muchos piensan, la multitarea, es decir, estar inmersos en varias tareas a la vez, no es sinónimo de productividad. De hecho, ¿sabías que la multitarea reduce nuestra productividad en un 40%? Cuando diversificamos nuestra atención en varias actividades, nos resulta más difícil concentrarnos en cada tarea y encontrar soluciones creativas y eficaces, por lo que es probable que tardemos más.
Motivación y nivel de energía
Tanto el nivel de energía como la motivación personal son grandes motores impulsores de nuestro comportamiento. Ello explica por qué las personas que derrochan energía y siempre están dispuestas a emprender un nuevo reto, por lo general, suelen tener una mayor predisposición a la productividad. En cambio, aquellas que solo de pensar en levantarse de la cama le supone un gran esfuerzo, suelen tener que trabajar mucho más duro para ser realmente eficaces.
Estilo de trabajo
Nuestro estilo de trabajo es otro de los factores que puede afectar la productividad. Por lo general, las personas que tienen problemas para priorizar las tareas, les cuesta tomar decisiones y organizar su día a día, suelen ser menos productivas en su trabajo. En cambio, las personas que tienen claras sus prioridades, saben decir “no” cuando es necesario y toman decisiones inteligentemente, suelen ser más eficaces.
Condiciones del entorno
Independientemente de nuestra predisposición personal, trabajar en un entorno relajante, decorado con gusto y que nos ofrezca seguridad puede ayudarnos a mejorar nuestra productividad. De hecho, ¿sabías que contar con unas plantas en la oficina puede estimular tu concentración? Asimismo, trabajar desde una estancia tranquila, sin ruidos de fondo y sin la constante interrupción de otros compañeros de trabajo puede ayudarte a ser más productivo.
¿Cómo mejorar la productividad? 3 claves para conseguirlo
Vivimos en un mundo muy complejo que cada día se vuelve más caótico e incierto, en el que debemos aprender a simplificar todo lo simplificable para obtener el máximo de los beneficios con un mínimo de esfuerzos. Por eso, debemos aprender a estructurarnos mejor para sacar un mayor provecho de nuestras habilidades, optimizar nuestro tiempo y así, llegar más lejos en nuestros proyectos. Aprender a ser productivos no es fácil, pero tampoco imposible. He aquí tres claves que pueden ayudarte a mejorar tu productividad.
Condiciones del entorno
Conocer tus potencialidades y defectos es quizá la clave más importante para aprender a ser productivo. Esto te permitirá entrenar tus habilidades y superar tus puntos débiles para ser más eficaz, optimizar mejor el tiempo y aprender a priorizar. Además, podrás identificar las horas del día en las que sueles tener más energía y mejor motivación para centrarte en las tareas más importantes y dejar las más irrelevantes para aquellos momentos en los que eres menos productivo.
Aprende a priorizar
El primer paso para simplificar tu vida consiste en identificar aquellas tareas más significativas de aquellas irrelevantes que te alejan de tu objetivo. Si es posible, delega todas las tareas, urgentes o no, que no sean importantes. Si no puedes hacerlo, intenta hacerlas lo más rápido posible para dedicar la mayor parte de tu tiempo a las tareas que realmente te harán avanzar hacia tu meta.
Crea una rutina
Contar con una rutina diaria no solo te ayuda a automatizar tareas intrascendentes como la revisión del correo electrónico o la organización de tu agenda diaria sino que te ayuda a optimizar mejor el tiempo. De esta manera, podrás liberar recursos cognitivos y dispondrás de más horas al día para dedicarte a las tareas realmente importantes, lo que te ayudará a ser más eficaz en tu día a día.
Aprender a ser productivo lleva tiempo, no es algo que se consigue de la noche a la mañana. Sin embargo, si cuentas con la motivación necesaria y tienes claros tus objetivos a corto y largo plazo, poner manos a la obra será mucho más sencillo de lo que imaginas.
