Si eres como la mayoría de los mortales, es probable que tengas tu agenda siempre llena de tareas. De hecho, a veces llegan a acumularse tantas que no nos alcanza el tiempo para llegar a todo. En estos casos, elegir las tareas más urgentes puede ser todo un desafío, pero es imprescindible. De lo contrario, corremos el riesgo de ir por la vida en piloto automático sin ser conscientes de nuestras propias decisiones.
Seguramente has escuchado más de una vez que es importante establecer prioridades en la vida, pero ¿qué quiere decir exactamente esto? Y, sobre todo, ¿cómo se logra? A continuación, veremos una serie de pasos que te ayudarán a identificar y establecer las prioridades en tu vida.
¿Qué son las prioridades?
Del latín prior (“anterior”), la palabra “prioridad” hace referencia, precisamente, a la anterioridad de algo con respecto a otra cosa, ya sea en orden o en tiempo. En definitiva, una prioridad es algo que debe realizarse antes que otra cosa por algún motivo en particular.
Por supuesto, las prioridades se establecen de manera subjetiva ya que cada persona le dará más importancia a una tarea sobre otra según sus intereses y necesidades. Así, alguien podría considerar su trabajo como prioridad máxima y, en consecuencia, trabajar duro para conseguir el éxito profesional, mientras que otra persona podría identificar que su prioridad es pasar tiempo de calidad con su familia.
En cualquier caso, no importa en realidad cuál sea tu prioridad: lo importante es ser consecuente con las prioridades de uno mismo para poder avanzar.
¿Por qué es importante establecer prioridades?
Aprender a priorizar no es sencillo, sobre todo cuando estamos inmersos en una rutina repleta de tareas. Sin embargo, contar con una estrategia consciente para establecer prioridades no solo nos aligerará la carga sobre los hombros, sino que nos ayuda a enfocarnos en una dirección concreta.
Así lo reveló una revisión sistemática de estudios realizada por investigadores de la University Hospital Aintree en la que se evaluó la capacidad de priorizar tareas en profesionales de diversos contextos. Los resultados revelaron que aquellos que aprenden a priorizar tareas no solo tienen un mejor desempeño, sino una mayor productividad ya que saben lo que quieren y ponen todo su empeño y energía en conseguirlo.
En cambio, cuando no establecemos prioridades, no solo nos limitamos a reaccionar ante las cosas que pasan en nuestra vida, es decir, vamos apagando pequeños incendios, sino que nos dejamos una gran cantidad de energía en tareas que no nos llevan a ningún sitio. Es lo que sucede cuando gastamos gran parte de nuestro día apagando los incendios incorrectos mientras que los que en verdad nos acercan a nuestras metas siguen activos y creciendo.
Y es que, si no tenemos bien claro qué es lo que queremos y necesitamos en verdad, podríamos estar poniendo todo nuestro esfuerzo y tiempo en asuntos que no son importantes para nosotros, mientras descuidamos aquellos que sí lo son.
5 beneficios de establecer prioridades
Tener prioridades implica elegir lo que es importante para nosotros y lo que no, pero también significa trabajar duramente para alcanzar nuestros objetivos. De ahí que no solo sea cuestión de determinar lo que más nos interesa, sino también hacer un análisis de nuestras metas a largo plazo. Un simple gesto que nos brinda una gran cantidad de beneficios:
- Evitas perder energía y tiempo. Si no estableces prioridades estarás desperdiciando uno de tus recursos más valiosos: tu tiempo. Lo mismo ocurre con la energía. Si dedicas el mismo esfuerzo en todas las tareas de tu día a día, terminarás exhausto antes de ponerte manos a la obra con las actividades que en realidad son importantes para ti.
- Organizas tu vida. Cuando conoces bien cuáles son tus prioridades, sabes exactamente hacia dónde tienes que ir y no vas dando tumbos por la vida. Esto te permite llevar una agenda controlada de tus actividades, lo cual te permitirá estructurar mejor tu tiempo y las distintas áreas de tu vida.
- Te ayuda a ser más eficaz. Cuando tienes claras tus prioridades dejas de malgastar tu tiempo y energía en las tareas que no te aportan mucho para enfocarte en lo que en verdad te interesa. De esta manera, no solo mejoras tu desempeño, sino que aprendes a ser más productivo en tu día a día.
- Te devuelve el control. Aunque existen factores que se escapan a tu control, cuando tienes claras las prioridades en la vida puedes tomar las riendas de tu presente. Y esto, no solo te brinda una mayor sensación de control sobre tu entorno, sino que te empodera, convirtiéndote en una persona más proactiva.
- Alcanzas el éxito personal. Cuando conoces bien cuáles son tus prioridades, sabes exactamente hacia dónde tienes que ir y no vas dando tumbos por la vida. Esto te permite llevar una agenda controlada de tus actividades, lo cual te permitirá estructurar mejor tu tiempo y las distintas áreas de tu vida.
¿Cómo establecer tus prioridades?
Ya hemos señalado que las prioridades son muy importantes para mantener el enfoque de lo que realmente queremos, pero ¿cómo hacerlo? A continuación, veremos una serie de pasos que te permitirán establecer tus prioridades.
Paso 1. Sé sincero contigo mismo.
Como hemos dicho antes, las prioridades siempre van a cambiar según la persona. Es posible que estés poniendo demasiado tiempo y esfuerzo en algo que realmente no te hace feliz, ya sea por costumbre o por contentar a alguien más. Eso ha terminado: ahora, es momento de ponerte a ti mismo en primer lugar. Haz un análisis introspectivo para definir qué es lo que realmente quieres y necesitas.
Paso 2. Haz una lista de prioridades.
Busca un lugar tranquilo en tu casa, coge un papel y un boli y haz una lista de las actividades que componen tu día y de las decisiones que tomas (vamos a llamarla “lista 1”, porque luego tendrás que hacer otra lista). No dejes nada afuera: apunta todo lo que se te venga a la cabeza, desde el momento en el que te levantas por la mañana hasta que te acuestas por la noche.
Paso 3. Analiza la lista.
Reflexiona si te gusta la forma en la que empleas tu tiempo. ¿Qué actividades son las que te producen mayor bienestar? ¿Cuáles son aquellas decisiones que crees que tienen mayores perspectivas de éxito, ya sea personal o laboral? ¿Qué elementos de la lista descartarías porque crees que no te llevan a ningún lado, o porque te ocupan demasiado tiempo?
Paso 4. Categoriza la lista de prioridades.
Crea algunas categorías para incluir en ellas todas las actividades que has apuntado. Las categorías pueden ser “proyectos laborales”, “relaciones sociales”, “estudios”, “aficiones” o “familia”, entre otras. Te sugerimos incluir unas seis o siete categorías, aunque en realidad puedes inventar todas las que creas necesarias. ¡Usa la imaginación!
Paso 5. Establece objetivos.
Deja la lista 1 a un lado. Ha llegado el momento de elaborar una segunda lista: una de objetivos. Estas metas pueden ser a corto, mediano o largo plazo, y deben ser realistas y específicas. Por supuesto, el hecho de que sean “realistas” no significa que no puedas soñar en grande, pero sí debes ser coherente con tus posibilidades. Por ejemplo, una meta realista a corto plazo puede ser comenzar a correr un rato cada día, pero una meta poco realista es creer que correremos 10 kilómetros por día si en realidad no tenemos tiempo para ello.
Paso 6. Categoriza la lista de objetivos.
Incluye una categoría para cada una de las metas. Ten en cuenta que las categorías deben ser las mismas que utilizaste para tu lista de prioridades. Por ejemplo, el objetivo “aprobar todos los exámenes” podría ir en la categoría “estudios”, mientras que “pasar más tiempo con amigos” puede ir en “relaciones sociales”.
Paso 7. Compara las listas.
Es momento de establecer una categoría para cada una de las metas propuestas. Ahora, mira la lista de objetivos y presta especial atención a las actividades que necesitas para cumplirlos. Luego, vuelve a la primera lista que hiciste: la de tus actividades diarias. Compáralas. ¿Las actividades coinciden? Si la respuesta es no, entonces deberás reemplazar algunas de las actividades de tu lista 1 por otras de la lista 2.
Matriz de Eisenhower, otro recurso útil para establecer prioridades
“Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes”, citó en un discurso el 34º presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower. Una frase que, tiempo más tarde, sentó los cimientos de lo que hoy se conoce como la matriz de Eisenhower, una de las estrategias para priorizar tareas más efectivas.
También conocida como matriz de gestión del tiempo, es una herramienta que te ayuda a dividir las tareas en cuatro categorías esenciales: las tareas prioritarias, las tareas programadas, las tareas que delegas y las tareas eliminadas.
En la primera categoría se incluyen las tareas prioritarias, esas urgentes o importantes que tienes que hacer sí o sí, de lo contrario podría tener consecuencias y afectar tus objetivos a largo plazo. En la segunda categoría están las tareas programadas, esos pendientes que no son urgentes, pero sí importantes porque afectan a tus objetivos a largo plazo.
En la tercera categoría están las tareas que puedes delegar porque son urgentes, pero no importantes porque no afectan tus metas a largo plazo. Y, por último, en la cuarta categoría se incluyen los pendientes que no son importantes ni urgentes y, por tanto, puedes prescindir de ellos. Sin duda, una manera sencilla y práctica de priorizar tus tareas rápida y eficazmente.
Otros recursos para ayudarte con el establecimiento de prioridades
Si sigues estos pasos, te asegurarás de hacer foco en lo que es realmente importante para ti. Sin embargo, además de esta lista, puedes buscar muchos otros recursos que te ayudarán en este camino. Por ejemplo: puedes confeccionar una matriz de prioridades, una herramienta que te permite definir objetivos, identificar opciones, elaborar criterios de decisión y luego seleccionar la mejor opción.
Otra alternativa es hacer una lista en la que incluyas tres grandes categorías: lo que puede esperar, lo importante y lo urgente. Allí, vuelca todas las actividades y los objetivos de tu día a día. En lo inmediato, enfócate en lo urgente. Dale un nivel de prioridad medio a lo importante, y definitivamente no te enfoques en aquello que puede esperar.
También puedes echarles un ojo a algunos libros sobre prioridades: 23 hábitos anti-procrastinación y cómo dejar de ser perezoso y tener resultados en tu vida, de S. J. Scott, o Tráguese ese sapo: 21 estrategias para tomar decisiones rápidas y mejorar la eficacia personal, de Brian Tracy.
Un comentario
Que pasa si aún no tengo en claro que es lo que quiero priorizar, que no tengo claro el objetivo?