Nuestro día a día está repleto de actividades. El trabajo, los estudios, el gimnasio, las reuniones… A veces, parece que un solo día no es suficiente para la gran cantidad de cosas que tenemos que hacer y no es raro que se nos pase por alto algún evento.
Por ello, planificar tu semana de forma minuciosa es una decisión clave que te ayudará a organizar tus horarios y, en consecuencia, a reducir el estrés que esto puede producir. A continuación, te contamos por qué es importante tener un planning semanal y cómo puedes hacer uno.
¿Para qué sirve un planning semanal?
Tener demasiadas actividades puede estresarnos y si nuestra agenda está desorganizada, ese estrés puede incrementarse. Además, los estudios sugieren que si no planificamos un horario realista y adaptado a nuestras posibilidades, podemos padecer frustración y ansiedad al no poder abarcar todas nuestras obligaciones. Por último, la productividad laboral se reduce drásticamente cuando no organizamos nuestro tiempo.
Estamos habituados a elaborar calendarios mensuales, pero con un planificador semanal podremos ver en detalle cuáles son las actividades de cada uno de los días de la semana. Esto evitará que te olvides de eventos importantes y te asegurará que puedas cumplir todos los objetivos que te propones semanalmente.
¿Cómo usar un planificador semanal adecuadamente?
Sin importar la plataforma que utilices (puede ser un cuaderno, una agenda o una herramienta online), es necesario que tengas en cuenta una serie de pasos para usar un calendario semanal adecuadamente:
- Haz una lista de objetivos. Consigue un cuaderno o abre un documento de un procesador de textos como Microsoft Word. Piensa en cuáles son tus metas y objetivos para esta semana y apúntalos.
- Divide los objetivos de la semana en categorías, como “trabajo”, “estudios”, “cuidado personal” y “relaciones”. En lo laboral, por ejemplo, puedes proponerte finalizar un proyecto importante. En cuidado personal, por otro lado, es posible que quieras duplicar el tiempo de ejercicios. Sin importar cuáles sean tus objetivos, lo importante es que los consignes todos en esa lista.
- Piensa en qué tiempo aproximado te llevaría cada una de esas tareas y apúntalo a un lado. Añade unos cuantos minutos extra para minimizar los riesgos de cualquier imprevisto y, además, para asegurarte descansos. Puedes tener en cuenta la técnica Pomodoro, que consiste en dividir el tiempo de trabajo o estudio en intervalos de 25 minutos seguidos de 5 minutos de descanso.
- Sé sincero con tus tiempos. Si consideras que una determinada tarea te lleva, por ejemplo, dos horas, entonces confecciona una planificación realista. De lo contrario, podrías frustrarte al no poder completar tu actividad. Además, probablemente termines realizando esa actividad fuera de horario, lo cual hará que se superponga con otras tareas.
- Vuelca los objetivos al planning semanal. Después de crear esta lista, habrás identificado cuáles son tus prioridades semanales y es momento de volcar toda esa información a un organizador. En el próximo apartado, te contamos cuáles son las mejores herramientas para hacer un planning semanal.
¿Cómo hacer un planning semanal?
Hay muchas maneras de elaborar un planificador semanal. En primer lugar, puedes apoyarte en la gran cantidad de herramientas digitales gratuitas, aunque también tienes la posibilidad de hacerlo de la forma clásica: con un bolígrafo y una libreta. Aquí no hay reglas: todo depende de lo que a ti te resulte más cómodo.
A continuación, te contamos cuáles son las mejores herramientas para hacer un planning semanal:
Hojas de cálculo.
Puedes utilizar un programa informático como Microsoft Excel o Google Spreadsheets. No es necesario que tengas un gran conocimiento en tablas de valores, ya que puedes apoyarte en una plantilla. Google ofrece un catálogo de planificadores semanales prediseñados; lo único que debes hacer es volcar tus actividades en las celdas.
Canva.
Este es uno de los softwares especializados en plantillas más completos que hay en la actualidad. Puedes escoger desde un gran catálogo de planificadores semanales con muchos diseños, colores y tipografías distintas.
Sistema de tarjetas virtuales.
Uno de los administradores de proyectos más utilizados de internet es Trello, que te permite organizar tus actividades de una manera visual y didáctica. Trello utiliza el método Kanban: un sistema de tarjetas virtuales donde puedes añadir comentarios y archivos en cada una de las actividades. Es cierto: Trello no ha sido concebido como un planning semanal, pero eso no significa que no puedas utilizarlo como tal. Lo único que debes hacer es renombrar las columnas como los días de la semana. Otra herramienta que también utiliza el método Kanban es Kanbanchi.
Procesador de textos.
Si prefieres crear tu planificador semanal desde cero, puedes utilizar un procesador de textos como Microsoft Word o Google Docs. Ve a “Insertar”, luego “Tablas”, escoge 7 columnas (una para cada día de la semana) y luego selecciona unas cuantas celdas. Descuida: podrás agregar nuevas celdas más tarde. Nombra las primeras celdas de cada columna con los días de la semana, ¡y listo! Ya tienes un planificador semanal listo para completar. Puedes dejar el archivo en el escritorio de tu ordenador o, si lo prefieres, imprimirlo y dejarlo en un lugar visible de tu casa.
Comprar un planificador semanal.
Existen muchos planificadores semanales en diferentes formatos: imanes para pegar en la nevera, pizarras para colgar en la pared… Si decides optar por esta alternativa, lo bueno es que solo debes comprarlo una vez y luego deberás completarlo al inicio de cada semana.
Una libreta y un boli.
Puedes comprar un cuaderno o una libreta vacía. Utiliza cada página doble como una semana. Puedes apoyarte en los renglones para hacer las celdas.
Beneficios de hacer un planning semanal
Ser organizado tiene múltiples ventajas, como ahorrar tiempo y esfuerzo, estar mucho más relajados y, en definitiva, simplificar nuestra vida. A continuación, te contamos cuáles son los principales beneficios de elaborar un planificador semanal.
- Te ayuda a identificar tus prioridades. Podrás dedicarles tiempo a aquellas tareas realmente importantes y establecer qué actividades pueden esperar un poco más. Esto te ayudará a progresar tanto a nivel laboral como en otros proyectos personales.
- Te ayuda a decir que no. A veces pensamos que podemos con todo, pero lo cierto es que demasiado trabajo puede ocasionarnos mucho estrés. Sin un planificador semanal, podrían acumularse demasiadas tareas y no tendrías tiempo de realizarlas todas. Un planning te evitará esa saturación.
- Te permite tener el control de tus actividades. Lograrás cumplir todos tus objetivos y evitarás que se te pase por alto cualquier evento.
- Evita que procrastines. Hay tareas que quizá no nos gustan tanto pero que igualmente debemos hacerlas. Cocinar, limpiar la casa o estudiar puede ser tedioso a veces, sobre todo si no estamos cansados o si no estamos inspirados. Sin embargo, son tareas necesarias, y un planning semanal te ayudará a poner en práctica la famosa frase “¡No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy!”.
- Te permite encontrar un balance entre tu trabajo y tu vida personal. Si planificas adecuadamente tus tareas, podrás destinar mucho más tiempo a otras actividades como pasar tiempo con la familia o con los amigos. También es importante que dediques algunos momentos de tu semana a hacer deporte o algún tipo de actividad física.
