¿Sientes que siempre tienes cosas pendientes? ¿Las postergas a menudo y no encuentras la forma de resolverlas? Si tu respuesta es sí, esto que estás experimentando es algo muy común que pasa en la gran mayoría de personas. Piensa que la mente humana es como un cajón que se va llenando de información y cuando llenas ese cajón con listas de To-Do y tareas pendientes, el espacio se va reduciendo significativamente. Y entonces ocurre lo indeseado: se postergan las tareas durante un tiempo indeterminado, produciendo el efecto contrario a lo que deseábamos en un inicio. Pero no tienes de qué preocuparte, porque ahora puedes ponerle solución a este pequeño handicap con el método desarrollado por el consultor de productividad David Allen en 2001.
Sigue leyendo y descubre el método GTD que te va a ayudar en tu gestión de tareas.
¿Qué es el método GTD?
El método GTD se deriva de las siglas GTD, cuyo nombre original en inglés es Getting Things Done (resolver las cosas). Este concepto fue derivado del libro que publicó en 2001 el consultor de productividad David Allen, titulado Getting Things Done: The Art of Stress free Productivity y en español, Organízate con eficacia: el arte de la productividad sin estrés.
A lo que viene a referirse este método en concreto es que, en lugar de almacenar toda la información en nuestra mente como si de un cajón se tratase, David Allen anima a almacenar toda esa información en una fuente externa de manera organizada. De esta forma, nuestra mente no tendrá que retener información de forma forzada en la memoria y, consecuentemente, no perderemos la concentración y la productividad en nuestras tareas diarias. En su lugar, tendremos toda la información localizada en una fuente externa, de manera que nunca podrá pasar ningún detalle por alto y, como resultado, tampoco se generará un estrés constante. En otras palabras, es una estrategia de gestión del tiempo y de la información que puede implementarse siguiendo unos pasos esenciales y con la ayuda de diversas herramientas de productividad a modo de fuente externa donde almacenar toda esta información.
¿Cómo aplicar el método GTD?
Para aplicar el método GTD, se deben seguir una serie de pasos y prácticas sencillas que van a contribuir a poner en orden todas las ideas e información que almacena nuestro cerebro y plasmarlos en una fuente externa. A continuación, se muestran los pasos clave a seguir si deseas aplicar este magnífico método en tu día a día.
Capturar
En primer lugar, para liberar nuestra mente de toda la carga de información adquirida, se debe recopilar toda esa información. Este primer paso consiste en capturar, precisamente, todas las tareas pendientes, ideas y compromisos y plasmarlos en una bandeja de entrada física o digital, según cuenta el mismo David Allen. Aquí no se trata de andarse con minucias ni seleccionar: ¡captura toda la información posible!
Aclarar
Ya lo indica su propio nombre: en este segundo paso deberemos aclarar todas las ideas y revisarlas una a una. Lo ideal es realizar lo siguiente:
- Decidir si es un proyecto.
- Determinar qué acción concreta requiere esa tarea, idea o compromiso en caso de haberla.
- Determinar si debemos ejecutar esa acción nosotros mismos o delegarla a otros.
Organizar
Aquí llega el tercer paso clave para aplicar el método GTD. Una vez recopiladas todas estas tareas y aclaradas las posibles acciones a ejecutar para cada una de ellas, se trata de organizarlas y plasmarlas, preferiblemente, en fuentes externas. Esto se refiere a poner cada una de las tareas e ideas en un lugar concreto, que puede ser una plataforma o aplicación. Asimismo, también se trata de organizarlas en categorías, fechas de proyecto, delegar las acciones a otras personas o archivar material de referencia para esa tarea. En otras palabras, se trata de organizar cada detalle sobre cada una de las ideas capturadas.
Revisar
El cuarto paso clave es revisar con frecuencia cada una de las tareas y qué ritmo están siguiendo. Es decir, lo ideal es revisar estas tareas cada cierto tiempo y con frecuencia y así actualizar el sistema y decidir qué nuevas acciones deberán ser ejecutadas y cuáles deben ser priorizadas.
Hacer
Por último, pero no menos importante: completar las tareas identificadas. Este es el destino al que se desea llegar y que con el método GTD puede hacerse realidad. Trabajar en las ideas plasmadas, ahora mucho más organizadas, y comprometerse a cumplirlas.
Beneficios del método GTD
Este método, ampliamente aplicado en la actualidad por muchas personas y también en equipos de trabajo, tiene una serie de ventajas y beneficios para aquellos que lo han aplicado de manera consistente a lo largo de los años. Y es que el método GTD nunca pasa de moda. Los beneficios que ofrece el método GTD son las siguientes:
- Fomenta la productividad. Al reducir la carga cognitiva, el método GTD contribuye a aumentar la productividad gracias al sistema estructurado para la gestión de tareas. Al ofrecer esta claridad sobre la información, ideas y tareas, se maximiza la eficiencia y, por tanto, la productividad.
- Reduce la carga cognitiva. Aunque se ha mencionado en el punto anterior, esta es una de las mayores ventajas, ya que reducir la carga cognitiva permite activar el resto de beneficios que aporta el método GTD. En este sentido, al tener todas las ideas y tareas organizadas claramente en una fuente externa, no se deberá realizar un gran esfuerzo mental y la carga cognitiva será menor, lo que facilita el fomento de esta productividad.
- Reducción del estrés. Y es que la carga cognitiva no es lo único que reduce este método. Ligado con lo anterior, aplicar el método GTD también reduce el estrés. En consecuencia, uno se siente en calma y más productivo.
- Establecer un estado de flujo. Al tener todas las ideas y tareas plasmadas y organizadas en una fuente externa, el estado de flujo es mucho más liviano. Además, ofrece una sensación de control total sobre dichas tareas y una gestión eficaz de proyectos.
¿Tiene desventajas el GTD?
Aunque las ventajas del método GTD son múltiples y resultan un gran beneficio a corto, mediano y largo plazo para cualquier persona, también tiene algunas desventajas a tener en cuenta.
- Curva de aprendizaje. El concepto de curva de aprendizaje se refiere al tiempo que conlleva aprender una cosa nueva y aplicarla correctamente. Aprender a aplicar de forma correcta el método GTD puede requerir de cierto tiempo hasta que una persona adapte su sistema ideal a su propia manera.
- Posible sobre-flexibilidad. Aunque la flexibilidad es un aspecto positivo, el método GTD tiende a ser demasiado flexible. Existen personas que son mucho más cuadriculadas en el sentido de trabajar mejor bajo un sistema de organización más rígido. Cabe tener en cuenta que el GTD contribuye a organizar tareas, pero no a planificarlas semanalmente o diariamente. Una alternativa para adaptar un sistema más rígido es usar herramientas de control de tiempo como TogglTrack.
- Mantenimiento constante. El método GTD no puede ser efectivo sin un mantenimiento constante. De ahí la importancia de revisar con frecuencia las tareas capturadas en los pasos anteriores de aplicación del método.
Apps para seguir el método GTD
Ya se ha mencionado que para seguir y aplicar el método GTD es ideal ayudarse de herramientas y aplicaciones de productividad y plasmar esas ideas y tareas pendientes en dichas aplicaciones. De esta forma, se almacenará toda esa información en una fuente externa. A continuación, descubre algunas apps que pueden servirte para empezar a aplicar el método desde ya mismo.
Notion
¿Qué es Notion? Notion es una herramienta de productividad que cada vez está ganando más reconocimiento debido a sus múltiples usos y funcionalidades. Este software de gestión usado por miles de usuarios es un tablero virtual que te permite crear diferentes páginas y subpáginas, así como organizar tareas e ideas en diferentes sistemas. La gran ventaja de Notion es que, al tener diversas funcionalidades, cada persona o equipo puede adaptar el sistema que mejor le funcione y que le resulte más efectivo. A su vez, Notion es usada por una amplia variedad de públicos: desde estudiantes a equipos de trabajo, particulares, profesorado, autónomos o empresas. ¡Las posibilidades son infinitas!
Trello
Trello es una herramienta también de trabajo y productividad que permite a las personas y a los equipos de trabajo ordenar sus ideas, tareas y proyectos de forma visual. A modo de tablero visual, esta plataforma permite crear tarjetas en diferentes tableros y ordenar así las tareas en columnas personalizadas. A su vez, estas tarjetas creadas pueden arrastrarse entre columnas según el estado en el que se encuentren: si son tareas pendientes de ejecución, si están en progreso, en estado de revisión o ya realizadas, por ejemplo. Esta aplicación es ideal para almacenar todas esas tareas y ordenarlas de forma visual, fácil y sencilla para todo tipo de usuarios.
Asana
Asana es otra de las herramientas y aplicaciones de gestión de proyectos utilizadas para la aplicación del método GTD. A modo de plataforma colaborativa, con Asana las personas y los equipos pueden crear también tableros para la planificación, asignación de tareas, organización y fomentar a su vez la comunicación en un entorno focalizado. Esta aplicación es ideal para aquellos que trabajan en equipo, pues su foco central reside la colaboración y la comunicación entre usuarios que la misma plataforma facilita. Asimismo, también permite gestionar el flujo de trabajo y de tareas de una forma visual.
Ahora que ya conoces qué es el método GTD, cómo aplicarlo y algunas aplicaciones para empezar a desarrollarlo, ¿a qué estás esperando para empezar a usarlo?
