Empezaremos este artículo con una noticia un tanto mala: ¡El tiempo vuela! Pero, por suerte, con los consejos y las herramientas adecuadas, cada uno de nosotros puede sacarse el carnet de piloto y convertirse en el capitán de su día a día. Si no sabes cómo organizar tu tiempo eficazmente, este artículo será tu primer cursillo de piloto.
¿Qué es la gestión del tiempo?
El tiempo es un bien muy preciado que muchas veces choca con nuestro ritmo de vida bullicioso. Compromisos sociales y laborales, responsabilidades, tiempo para uno mismo… ¿Se puede llegar a todo sin estrés y frustraciones? Con una gestión eficaz del tiempo, sí se puede. Básicamente, la gestión del tiempo se refiere al conjunto de estrategias y dinámicas que podemos poner en práctica para organizar y planificar el tiempo disponible según las tareas a realizar.
¿Por qué es importante gestionar el tiempo?
Desarrollar habilidades de planificación y gestión del tiempo – tanto en el ámbito laboral como en el personal – no solo mejorará nuestra calidad de vida sino también nuestra productividad. La gestión eficaz del tiempo viene con un sinfín de beneficios:
- Disminuye la ansiedad y el estrés que nos hacen malgastar nuestra energía.
- Mejora la autoestima a través de la satisfacción que uno siente al convertir el ‘No llego’ en ‘¡Logrado!’
- Ayuda a evitar la procrastinación y nos permite alcanzar nuestros objetivos con más rapidez y eficazmente
- Promueve el bienestar emocional y físico, ayudándonos a ganar tiempo e invertirlo en actividades satisfactorias y relajantes: practicar deporte, disfrutar de la familia y de los amigos, meditar, etc.
¿Cómo gestionar el tiempo?
Gestionar el tiempo de manera inteligente y eficaz requiere planificación y – sobre todo – disciplina. Afortunadamente, hay muchas técnicas y dinámicas para trabajar la gestión del tiempo que puedes poner en práctica.
Técnicas de gestión del tiempo
Hay varias técnicas de gestión del tiempo que puedes probar antes de decantarte por una en concreto. Evidentemente, hay que elegir la técnica que mejor se adapte a tus circunstancias personales: el entorno de trabajo, las horas de mayor concentración y actividad, etc. Veamos algunos ejemplos:
1. La matriz de Eisenhower
También conocida como la matriz urgente/importante, la matriz de Eisenhower es una forma clara y visual de administrar el trabajo priorizando las tareas. Básicamente, se trata de usar cuatro cuadrantes para separar las tareas teniendo en cuenta la urgencia e importancia de cada una. Los cuadrantes son: importante, no importante, urgente, y no urgente.
Esta técnica te permite identificar las tareas que se deben llevar a cabo inmediatamente y las que se pueden posponer, delegar, o incluso eliminar.
2. La técnica Pomodoro
Una técnica rápida, efectiva, y sencilla, la técnica Pomodoro consiste en dividir el tiempo en bloques de 25 minutos de concentración máxima. Estos son los pasos a seguir:
- Elige una sola tarea.
- Ajusta el temporizador a 25 minutos.
- Empieza a trabajar en la tarea hasta que se dispare el temporizador.
- Ya has concluido tu primer Pomodoro y es hora de tomarse un descanso de 5 minutos.
- ¡Vuelta a empezar!
Después de completar cuatro Pomodoros, puedes tomarte un descanso más largo de unos 20 minutos.
3. El método Dominó
La premisa detrás de este método es que una ficha de dominó pequeña puede derribar otra ficha que la dobla en tamaño. Con este método, las tareas se transforman en fichas de dominó. Cada avance, por muy pequeño que sea, puede conducir a un gran resultado. El primer paso, después de definir los objetivos, es identificar la tarea que hará que todas las demás tareas sean más fáciles de realizar.
Gestión del tiempo: Herramientas
Desde apps complejas con muchas funcionalidades hasta apps sencillas o cursos de gestión del tiempo, hay muchas herramientas que puedes utilizar para optimizar tu rendimiento.
Aplicaciones gestión del tiempo
Todoist
Se trata de un gestor de tareas completo. Aparte de la versión web, también está disponible para tablets y móviles. Es una app intuitiva y fácil de usar que viene con una versión gratuita y otra Premium (4€/mes).
Principales ventajas:
- Te permite categorizar y subcategorizar tus tareas
- Incorpora 4 niveles de prioridades
- Te permite usar etiquetas para cada tarea, establecer fechas límite, y agregar recordatorios.
- Permite fijar objetivos diarios, medir las rachas, y visualizar el rendimiento a través de gráficos
- Permite compartir proyectos, trabajar en equipo, repartir tareas entre los participantes, y ver el registro de actividades
- Ofrece soporte multiplataforma (Windows, macOS, Linux, Android, iOS, extensiones para Safari, Chrome, y Safari, plug-ins para Outlook y Gmail)
- Compatible con más de 60 apps (ej. Alexa, Google Calendar, etc.)
RescueTime
Se trata de una app de gestión del tiempo gratuita que, básicamente, monitoriza cuánto tiempo estás desperdiciando en redes sociales o determinadas páginas web. Ofrece informes detallados de tu actividad online y offline. ¿Por qué es una herramienta útil? Simple: te ayuda a identificar los ‘ladrones de tiempo’, identificar los momentos más productivos, y – de esta forma - te permite gestionar mejor el tiempo.
Cursos de gestión del tiempo
Aprender a administrar el tiempo por nosotros mismos puede resultar un proceso complicado, especialmente cuándo no sabes por dónde empezar. Por suerte, existe la posibilidad de asistir a cursos –online y presenciales – y aprender las dinámicas gestión del tiempo de manos de expertos. Es cierto que los precios pueden variar (de unos 30€ a más de 250€), pero los beneficios valen la inversión.
Udemy ofrece una gran variedad de cursos para todos los niveles. Y lo mejor es que los precios son asequibles.
Otra opción sería el Masterclass de Todoist ofrecido por Victor Campuzano. Tiene un coste de 97€ y consiste en 6 módulos, + 40 lecciones en vídeo, y muchas más ventajas que puedes descubrir aquí.
Qué evitar para una gestión eficaz del tiempo
Las distracciones son parte del trajín diario. Por desgracia, junto con el estrés y otros factores disruptivos, las distracciones pueden minar nuestra productividad. También conocidas como ‘ladrones de tiempo’, las distracciones (personas, actividades, hábitos, etc.) nos hacen desperdiciar el tiempo. Identificar y controlar estas distracciones es un aspecto clave. ¿Sabes cuáles son las distracciones más comunes?
Las interrupciones
Estamos hablando de visitas, llamadas, notificaciones (e-mail, Whatsapp, redes sociales, etc.)... Si no se trata de algo urgente o sumamente importante, no permitas que roben tu tiempo. Apagar el teléfono o pedir que no se te moleste en ciertos horarios son barreras al alcance de todos.
Multitareas
Saltar de una tarea a otra significa una sola cosa: nunca llegarás a concentrarte realmente en ninguna de ellas. Afrontar las tareas de una en una es más productivo y gratificante.
Aplazar tareas
Aplazar las tareas desagradables o que requieren esfuerzo es un parche que, a la larga, genera estrés, caos, y culpabilidad. Lo mejor que puedes hacer es planificar la tarea, encontrar tu momento más productivo, y enfrentarte al reto.
Tips de gestión del tiempo
Aparte de las técnicas y herramientas de gestión del tiempo, hay pequeños trucos que puedes poner en práctica para sacarle el máximo partido a tu día.
Gestión del tiempo en el trabajo
- Aprende a delegar
Sobrecargarte implica un malgaste de energía y tiempo. Aunque cueste creerlo, hay compañeros que pueden realizar la misma tarea más rápido e incluso mejor que tú.
- Establece tus objetivos
Antes de pasar a la parte de planificación, es importante establecer tus objetivos de forma clara y – sobre todo – realista.
- Identifica los ladrones de tiempo y aprende a evitarlos
Organizar las reuniones con antelación o aprender a decir que NO a peticiones que no son urgentes son algunas estrategias que te permitirán gestionar tu tiempo eficazmente.
Gestión del tiempo personal
- Cuida tu salud
Encontrarse bien físicamente, mentalmente, y emocionalmente, te permitirá afrontar las tareas con más energía y positivismo.
- Aprende a pedir ayuda
Pedir ayuda no es una señal de debilidad o de irresponsabilidad…
- Desconecta del trabajo
Recargar las baterías y centrarnos en nuestras necesidades personales son necesidades básicas. No subestimes su importancia.
Gestionar eficazmente el tiempo – laboral, personal, o familiar, – depende únicamente de ti. Lo único que tienes que hacer para domar el tiempo es poner en práctica los consejos y las dinámicas de gestión del tiempo que mejor se adapten a tus necesidades.
