Imagina que tienes una entrega importante. Eres capaz de hacer el trabajo en tan solo un día, pero te han dado un plazo de una semana. Entonces, en lugar de poner manos a la obra para terminar cuanto antes, haces una parte hoy porque tienes muchos asuntos urgentes que resolver, dejas otra parte para mañana y otra para el día siguiente. Total, llega el último día y aún estás inmerso en ese trabajo. ¿Cuántas veces te ha sucedido esto?
Se trata de una situación mucho más habitual de lo que pensamos. Básicamente, se debe a que mientras más tiempo tenemos a nuestra disposición, más procrastinamos y tardamos en completar una tarea. Sin embargo, no nos damos cuenta que mientras más horas dedicamos a esa tarea, menos tiempo tenemos para otras actividades y así, terminamos sumidos en un bucle que drena gran parte de nuestro tiempo y energía. La buena noticia es que esto puede solucionarse con una buena organización del tiempo.
Saber cómo organizarse, clave para aprovechar nuestro tiempo
El tiempo es la posesión más valiosa que tenemos, pero aún así lo malgastamos en tareas que realmente no nos interesan o no nos aportan nada positivo. Y en realidad es fácil olvidar el valor que tiene cuando vivimos cada día sumergidos en una vorágine de actividades y estímulos que consumen toda nuestra energía y atención. Sin embargo, cuando empezamos a pensar en términos de tiempo, nuestra vida puede dar un vuelco radical, ya que seremos capaces de concederle a cada tarea su importancia justa.
El cambio comienza cuando somos conscientes de la enorme importancia y el valor del tiempo, pero no es hasta que aprendemos a organizar mejor nuestro día a día que seremos capaces de tomar las riendas de nuestra vida y aprovechar cada minuto de nuestro tiempo.
¿Cómo organizarse mejor puede mejorar nuestra vida?
Aprender a organizar el tiempo es una de las habilidades más importantes que podemos desarrollar a lo largo de nuestra vida. De esta manera, podremos centrarnos en las cosas realmente significativas, dejando de lado aquellas tareas urgentes que consumen nuestra jornada pero que en realidad no nos aportan ningún valor. Además, es un excelente recurso para mejorar nuestro rendimiento, darle forma a nuestra rutina y echar a volar nuestra creatividad. Sin embargo, estas no son sus únicas ventajas, saber cómo organizarse la semana también:
- Mejora tu concentración. No hay nada que afecte más tu capacidad para concentrarte que una rutina desorganizada y caótica. En cambio, cuando organizas tu tiempo y dispones de una buena planificación, eres menos vulnerable a las interrupciones y estímulos externos, lo cual te ayuda a enfocar mejor tu atención en una tarea.
- Ahorra esfuerzo y energía. Llevar una agenda mental con las tareas inconclusas y pendientes puede resultar muy agotador a largo plazo. Con una buena planificación no tendrás este problema porque contarás con suficiente tiempo para cada actividad y tendrás un orden del día claramente definido. Una excelente estrategia para llegar a todo y consumir menos esfuerzo y energía.
- Estimula tu productividad. Solemos pensar que las tareas más valiosas son aquellas que demandan mucho tiempo. Sin embargo, en realidad no siempre es así. Y cuando aprendes a organizar bien tu jornada empiezas a trabajar de manera más inteligente y eficiente, lo que se traduce en resultados más rápidos y mejores.
- Simplifica tu vida. Aprender a distinguir entre las tareas importantes y urgentes es el primer paso para delegar aquellas actividades intrascendentes que te alejan de tus metas. Una manera muy sencilla de aligerar tu carga cotidiana y eliminar toda la paja para que puedas centrarte en las cosas realmente significativas.
- Mantiene a raya el estrés. Ir siempre con prisa y a contrarreloj puede brindarte una dosis de motivación en determinados momentos, pero a la larga terminará cobrándote un alto precio emocional. Aprender a organizar mejor tu jornada te ayuda a llegar a todo con suficiente tiempo para que puedas mantener a raya las tensiones y el estrés.
10 consejos prácticos para organizarse mejor
¿Tienes la sensación de que el tiempo no te alcanza? ¿Pasas el día haciendo frente a imprevistos y supuestas urgencias? ¿Apenas tienes tiempo para dedicarle a las tareas realmente importantes? Entonces, quizá sea momento de replantearte cómo organizas tu tiempo. He aquí algunas claves que pueden ayudarte.
1. Planifica con antelación
Una de las claves más importantes para una buena gestión del tiempo consiste en planificar tu jornada con antelación. Lleva una agenda diaria o semanal en la que anotes todas las tareas pendientes. Ubícalas en un horario específico o por bloques y prevé un tiempo aproximado de ejecución. No te olvides de las pequeñas tareas que, a la larga, también consumen un tiempo muy valioso.
2. Establece metas realistas
Establecer metas y objetivos para tu día, mes o año te ayudará a enfocarte en lo realmente importante y a organizar mejor tu tiempo. Sin embargo, evita proponerte metas demasiado ambiciosas ya que puede resultar contraproducente, haciéndote sentir agobiado o incluso, frustrado si no puedes cumplirlas. Por tanto, plantéate metas, pero asegúrate de que sean realistas.
3. Prioriza las tareas más importantes
Prioriza las tareas más importantes. Cada día tenemos decenas de tareas por delante. Sin embargo, si no quieres llegar a la noche con la sensación de no haber avanzado nada en la jornada, debes aprender a identificar las tareas más y menos importantes de tu agenda. Para ello, deberás tener muy claras las prioridades de tu jornada para dedicarles la mayor parte de tu tiempo.
4. Ten en cuenta los imprevistos
Los imprevistos suceden y muchas veces no podemos hacer nada para evitarlos. Por tanto, si no quieres que una tarea urgente eche por tierra tu planificación, deja un espacio en tu agenda para incluir estos imprevistos de última hora. Una idea es dedicar al menos diez minutos más a cada actividad, pero si lo prefieres puedes dejar una hora al día libre para hacerte cargo de esas tareas urgentes.
5. Aplaza todo aquello que te ocupe más de dos minutos
Existe un recurso muy valioso conocido como “regla de los dos minutos” que recomienda que si la ejecución de una tarea te consume menos de dos minutos, salgas de ella inmediatamente. Sin embargo, si prevés que un imprevisto te llevará más tiempo, lo ideal será que lo aplaces para otro momento.
6. Elimina todo lo innecesario
Las distracciones son probablemente uno de los mayores ladrones de tiempo y energía. Por tanto, si quieres gestionar bien tu tiempo deberás identificar todas esas pequeñas distracciones que roban tu atención e intentar minimizarlas. Por ejemplo, si sueles revisar el móvil continuamente, puedes elegir apagarlo o dejarlo en un cajón mientras estás inmerso en otras actividades.
7. Aprende a decir NO
Decir “sí” a todas las demandas que te llegan no solo te aparta de tu objetivo principal sino que consume gran parte de tu tiempo, esfuerzo y energía. Por eso, es importante que aprendas a rechazar aquellas actividades o tareas que no te aportan nada positivo y que pueden echar por tierra la planificación que tenías prevista para tu día o semana.
8. Evita la multitarea
Solemos pensar que somos más eficaces cuando hacemos varias tareas al unísono. Pero, ¿sabías que cuando estás inmerso en varias tareas a la vez tu productividad se reduce un 40%? Estar pendiente de varias actividades al mismo tiempo también afecta tu atención, dispara tu estrés y reduce tu rendimiento. Por tanto, si quieres gestionar mejor tu día a día, mantén a raya la multitarea.
9. Aprende a delegar
Si eres de los que cree que nadie desempeñará una tarea mejor que tú, quizá deberías replantearte esta idea. Ya sea porque tengas más experiencia o habilidades, es probable que se te den mejor determinadas funciones, pero si esas actividades no son importantes para tu meta, lo mejor sería que las delegases en alguien más. Empieza por delegar las tareas más sencillas y luego, pasa a las más complejas pero menos significativas.
10. No te exijas demasiado
Por último, si quieres aprender a gestionar bien tu tiempo debes dejar de exigirte demasiado. Volver una o dos veces sobre tus pasos para mejorar el resultado está bien, pero volver indefinidamente para conseguir un resultado perfecto te consumirá mucho tiempo y energía. Por tanto, deja de ser tan exigente contigo mismo y cuando consigas un resultado aceptable, cierra la tarea y pasa a la siguiente.
Aprender a organizarse mejor es posible. Solo tienes que poner en práctica estos consejos, con disciplina y constancia no solo serás capaz de gestionar mejor tu tiempo sino de obtener mejores resultados en tus metas.
