La productividad está de moda. Hoy todos queremos ser productivos y rendir al máximo en nuestro día a día y para ello recurrimos a toda clase de recursos. Mientras unos aprenden técnicas para gestionar mejor el tiempo y herramientas para ser más eficaces con la multitarea, otros se centran en aprender cómo priorizar objetivos o delegar tareas en los demás para gestionar mejor su trabajo, estudios o vida personal. Sin embargo, independientemente de las áreas en las que intente mejorar cada uno, existe una herramienta que casi todos comparten: las apps de productividad.
¿Qué son las apps de productividad?
Las apps de productividad son programas de software diseñados para smartphones, tabletas u ordenadores que facilitan la organización y la gestión del trabajo cotidiano. El objetivo de estas apps es estimular tu productividad y para ello brindan una amplia gama de servicios, desde organizar tu agenda diaria, alertándote sobre tus próximas citas, o planificar tu tiempo hasta ayudarte a guardar a buen recaudo tus documentos de trabajo o gestionar tus finanzas personales. De esta manera, se convierten en una especie de asistente externo que te ayuda a mantenerte concentrado en lo que en verdad es importante para que puedas llegar a todo a lo largo del día.
¿Cómo pueden ayudarte?
Contrario a lo que algunos consideran, las apps de organización y productividad son mucho más que un simple software que gestiona información. El uso de estas herramientas en tu día a día te ahorra una energía valiosa que puedes destinar a las actividades que de verdad son significativas, a la vez que ayuda a despejar la mente de tareas o recordatorios innecesarios para que puedas concentrarte mejor. Sin embargo, estos no son sus únicos beneficios, también te ayudan a:
- Organizar mejor tus actividades cotidianas.
- Ser consciente del tiempo que dispones para cada actividad.
- Gestionar de manera más efectiva tu tiempo.
- Visualizar mejor tus metas y objetivos.
- Centrar tu atención en lo que estás haciendo.
- Estructurar tus proyectos paso a paso.
- Detectar las áreas en las que debes mejorar para ser más productivo.
- Evaluar tu rendimiento, el primer paso para seguir mejorando.
- Optimizar el trabajo en equipo.
- Estimular tu creatividad.
Las mejores apps de productividad para gestionar tu vida cotidiana
Sin embargo, no siempre es mejor contar con demasiadas apps de organización y productividad pues, lejos de ayudarte, puede entorpecer tus tareas y hacer que te distraigas con más facilidad. Para evitar que esto suceda, la clave radica en elegir con mucho cuidado las apps de productividad que usas a diario. He aquí algunas de las mejores alternativas que realmente te ayudarán a desplegar todo tu potencial.
Notion, la multiplataforma que te simplifica la jornada
Si tuvieras que elegir una única app de productividad para gestionar tu día a día, no lo pienses dos veces, elige Notion. Se trata de un software de gestión que te brinda una amplia variedad de servicios en una única plataforma que funciona tanto online como offline. Dentro de sus prestaciones más populares Notion te permite tomar notas, crear listas y planificar actividades, así como revisar contenido, importar archivos, crear bases de datos o corregir documentos. Solo necesitas elegir algunas de las mejores plantillas de Notion para agrupar en un único espacio todas tus tareas y eventos tanto personales como profesionales para gestionarlos de una manera más sencilla. Además, te brinda la posibilidad de compartirlo con otras personas, lo cual te facilitará el trabajo en equipo.
Toggl o cómo gestionar el tiempo que dedicas a cada tarea
Si eres de las personas a las que se les escapa el tiempo con facilidad, contar con una app de time tracking como Toggl es esencial ya que te permitirá tomar conciencia de las horas que inviertes en cada tarea. Toggl funciona como una especie de cronómetro que activas y desactivas al comenzar y terminar cada actividad, lo que te permite determinar en qué utilizas tu tiempo diario. Esto puede ser útil si intentas mejorar tu rendimiento y/o quieres contabilizar el tiempo que destinas a cada proyecto, personal o profesional. De hecho, la app te permite incluir distintos proyectos para que puedas comparar la evolución de cada uno, a la vez que permite incluir a varias personas para evaluar su rendimiento.
Con Google Calendar ya no te olvidarás de ninguna tarea pendiente
Si quieres organizar tu día a día para que no se te escape ninguna reunión o cita, Google Calendar es perfecta. Se trata de una app de productividad que te permite programar reuniones y eventos y recibir recordatorios para estar siempre informado sobre tu siguiente actividad. De hecho, es particularmente útil si utilizas el time blocking para gestionar tu día, ya que te permite dividir la jornada y/o semana laboral en pequeños bloques de tiempo donde puedes agrupar distintas actividades relacionadas entre sí para que te concentres mejor y puedas llegar a todo. Además, como puede sincronizarse con los contactos de Gmail es muy fácil organizar actividades con tus compañeros de trabajo, clientes o amigos del colegio.
Organiza el trabajo con Asana
¿Te resulta difícil organizar el trabajo en equipo? ¿Estar en contacto con cada uno de tus compañeros te roba un tiempo precioso? Con Asana ya no tendrás estos problemas. Si bien no es la única app de gestión de proyectos, Asana es una de las más populares debido a la gran variedad de servicios que brinda. Disponible tanto en versión web como móvil, esta aplicación para trabajar permite crear, distribuir y gestionar el flujo de tareas, ayudando a coordinar responsabilidades y tiempos de entrega y organizar los recursos y la información en un único espacio. También permite crear calendarios y generar recordatorios, así como crear tableros que faciliten la visualización de cada fase del proyecto. Esto además de conectarse a muchas otras aplicaciones para facilitarte el trabajo.
Toma notas con Google Keep
Si eres aficionado a pegar post-it por doquier, Google Keep se convertirá en tu app de productividad preferida. Básicamente, se trata de una aplicación para organizar la información personal a través de archivos de notas. Google Keep te permite tomar notas y tenerlas a mano en cualquier dispositivo, así como establecer recordatorios para las ideas más importantes. Además, permite crear listas con casillas de verificación, destacar las notas más importantes con colores o la opción de anclado, organizarlas por etiquetas e incluso, compartirlas con otras personas. Y cuenta con un buscador que te permite encontrar una nota rápidamente si no la encuentras a primera vista.
Forest te ayuda a mantenerte enfocado
¿Te cuesta concentrarte en tus tareas porque estás continuamente pendiente del teléfono móvil? Forest acude en tu ayuda. Se trata de una de las mejores apps de productividad con la que no solo conseguirás desconectar de tu teléfono sino concentrarte en lo que realmente es importante. La aplicación funciona mediante un sistema de recompensas que se activan cada vez que cumples tu meta de estar un determinado tiempo sin revisar el teléfono móvil para enfocarte en otras tareas. Si lo consigues, tu árbol crece. En cambio, si durante el tiempo que estableces tú mismo en la app revisas tu teléfono, tu árbol irá muriendo lentamente. Sin duda, se trata de una app muy peculiar ya que a primera vista parece un juego, pero en realidad es muy efectiva ya que puede ayudarte a entrenar tu atención a corto y largo plazo.
Slack te acerca a tu equipo
En palabras de la empresa creadora, Slack es básicamente una aplicación de mensajería que conecta a las personas con la información que necesitan. Diseñada para mejorar la gestión del trabajo en equipo, esta aplicación para trabajar te permite enviar mensajes a personas tanto dentro como fuera de la empresa para colaborar como si estuvierais en el mismo sitio. Slack también dispone de canales a través de los cuales se pueden organizar reuniones y enviar recordatorios a los participantes, así como unificar archivos e información para facilitar su acceso a los miembros del equipo. Además, como permite integrar otras herramientas como Google Drive o Skype agiliza el trabajo.
